Digitaliseren van kunst en erfgoed collecties en archieven is een breed begrip. Om het concreter te maken heb ik het altijd over de 3B’s: beheer, beschikbaarheid en bruikbaarheid. Die 3B’s zijn een handig geheugensteuntje om een informatieplan te ontwikkelen. Het zijn namelijk drie aspecten die absoluut terug moeten komen in een collectiemanagement strategie. Maar wat bedoel ik precies met de 3B’s? Hier leg ik kort uit wat de termen beheer, beschikbaarheid, en bruikbaarheid betekenen in de context van (virtueel) collectiemanagement.
Informatieplan
Ik noemde al even het informatieplan als essentieel onderdeel van collectiemanagement. In dit document leg je de strategie vast voor het beheer jouw collectie en hoe je uiteindelijk de digitale dienstverlening wil regelen. Je beschrijft hierin hoe je een collectie gaat registreren, de inrichting van werkprocessen, de ICT-voorzieningen die je daarvoor gaat gebruiken en hoe je dit alles duurzaam kan beheren en behouden. Oftewel het beheer, de beschikbaarheid en bruikbaarheid van je collectie. Het informatieplan vormt het startpunt voor het digitaliseren van je collectie, archief en/of organisatie. Je kunt het vertalen naar stappenplan en aan de slag gaan. Het is een richtlijn, die ook meegroeit met de ontwikkelingen van je organisatie. Je kan het aanpassen als je merkt dat het nodig is.
Beheer
Met de term beheer bedoel ik hier het digitale beheer van een collectie of archief, ook wel de registratie. Om een collectie te kunnen beheren is het nodig te weten uit welke objecten, documenten en andere onderdelen deze bestaat. In een collectieregistratiesysteem kun je alles invoeren, maar dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Het begint allemaal met nadenken over standaardisatie. Om dingen digitaal terug te kunnen vinden is het belangrijk dat je de juiste (zoek)termen kent en gebruikt. Er moeten afspraken worden gemaakt over hoe je dingen gaat classificeren en hoe omschrijvingen worden opgebouwd. Je moet ook weten wat je allemaal van een object wilt vastleggen, zoals basisinformatie, afbeeldingen, en onderlingen verbintenissen. Door standaarden en processen vast te leggen kun je waarborgen dat je niet alleen de collectie digitaal hebt geregistreerd, maar ook nog objecten kan terugvinden en de informatie up-to-date kan houden.
Beschikbaar
Een collectie of archief is pas beschikbaar als mensen ook toegang hebben tot de collectie informatie. Dus als niet alleen de specialisten, collectie beheerders, weten wat er in huis is, maar anderen ook. Mensen kunnen dan de informatie uit de collectie inzetten voor andere doeleinden, zoals onderzoek. Naast de daadwerkelijke toegang organiseren is het essentieel te communiceren hoe informatie gevonden kan worden. Dus zowel de toegang tot de database van het collectieregistratiesysteem moet vindbaar zijn, als de toegang tot de informatie in de database. Een relatief simpele webapplicatie kan al een middel zijn om het mogelijk te maken een collectiesysteem te doorzoeken. Het is daarbij wel noodzaak te bepalen welke informatie relevant is voor medewerkers, bezoekers en geïnteresseerden en welke informatie slechts interessant is voor de beheerders van een collectie.
Bruikbaar
De beschikbaarheid gaat over de toegang tot informatie over de collectie, maar er is nog een volgende stap het bruikbaar maken van een digitale collectie. Het gaat over de mogelijkheid van het hergebruik van bijvoorbeeld afbeeldingen en verhalen. Kun je met de informatie die is geregistreerd andere toepassingen van content voorzien? Dit kan zijn voor communicatiemiddelen, maar ook voor educatieve programma’s of digitale toepassingen. Het is dus belangrijk om al voordat je begint met de registratie na te denken over waar je de collectie eventueel voor wilt gebruiken. Het is bijvoorbeeld handig om verhalen over de herkomst, maker en context van een object te registreren of linken aan de database. Er zijn hierin veel keuzes te maken, want je kunt ook weer niet oneindige veel links en informatie toevoegen. Dat kan een negatieve uitwerking hebben op het beheer en de beschikbaarheid.
Dit was even een korte introductie in de 3 B’s van digitalisering, maar de komende tijd zal ik in een blog serie dieper ingaan op het beheer, de beschikbaarheid en bruikbaarheid van een virtuele collectie. Ik zal dan ook voorbeelden geven van hoe je op verschillende manieren je strategie kunt uitwerken.
In Nederland is namelijk al een groot gedeelte van de collecties van musea en andere erfgoedinstellingen in digitaal beheer. Echter op het gebied van de beschikbaarheid en zeker de bruikbaarheid is nog veel winst te behalen. Volgens de cijfers van een onderzoek was in 2018 nog slechts 61% van de totale collectie Nederland online beschikbaar. Om over bruikbaarheid nog maar niet te spreken. Werk aan de winkel dus!
Neem contact op als je niet kunt wachten op de blogreeks en graag nu al in gesprek gaat over de 3B’s en het digitaliseren van jouw collectie.
