Deze blog is een vervolg van de serie over de 3B’s van digitalisering: beheer, beschikbaarheid en bruikbaarheid. In de serie geeft ik inzicht in wat digitalisering van kunst- en erfgoedcollecties inhoudt. In deze blog gaat het over de eerste B van het digitale beheer van een collectie of archief.
Waarom beheer?
Beheer gaat in deze over de registratie van de objecten van een collectie of archief. In een collectie informatiesysteem wordt vastgelegd uit welke objecten, documenten en andere onderdelen een collectie bestaat. Maar waarom is het belangrijk deze informatie goed (digitaal) te registreren? Ten eerste is het een bron van informatie voor medewerkers van een instelling, maar ook voor onderzoekers of andere geïnteresseerden. Voor hen is het fijn als zij de informatie die zij zoeken moeiteloos kunnen vinden. Daarnaast zijn erfgoedinstellingen vaak publieke instellingen en moeten zij regelmatig verantwoording afleggen aan een bestuur, gemeente of andere instanties. Het is prettig de juiste informatie dan snel en gemakkelijk bij de hand te hebben. Ten slotte is het essentieel de status van collectie onderdelen te monitoren. In geval van een calamiteit, diefstal of brand, is het dan snel aan te tonen wat de schade is.
Essentieel voor goed beheer
De manier waarop een instelling haar informatie en de collectie beheert fluctueert, en is afgestemd op de interne processen. Er zijn wel een aantal basisprincipes die gelden voor de inrichting van ieder systeem. Het registeren van objecten en up-to-date houden van informatie moet volgens een gestandaardiseerd proces worden gedaan. Standaardisatie is nodig om de kwaliteit van de gegevens te kunnen garanderen. Het moet per objectsoort worden afgestemd. Van een schilderij wil je nu eenmaal andere basisinformatie opslaan, dan van een tekstdocument. Ten slotte is de software die je gebruikt voor het beheer essentieel. Kun je in het systeem kwijt, wat je kwijt wil? Is het duurzaam? En is er voldoende ondersteuning in het gebruik?
Dé handleiding voor collectiemanagement is SPECTRUM. De van origine Britse handleiding voor het inregelen van collectie beheer is vertaald naar het Nederlands. SPECTRUM-N: Standaard voor collectiemanagement in musea is een zeer goede houvast voor het vaststellen van standaard procedures en inrichten van collectie informatiesystemen.
Welke gegevens vast te leggen
In een collectie informatiesysteem worden in de eerste plaats de gegevens over het object zelf geregistreerd. Er is een minimum aantal gegevens dat per object moet worden opgeslagen. Internationaal zitten er alleen enkele verschillen tussen het aantal gegevens dat minimaal verplicht is. Hieronder staat een overzicht van de minimumlijstjes van het ICOM, de Vlaamse en Nederlandse basisregistratie.
bron: museumconsulenten.nl
Opnieuw geldt dat het per instelling verschillend is welke informatie naast de basisgegevens wordt opgeslagen. Maar in de kern is het belangrijk ten minste de volgende soort informatie op te nemen in een collectie informatiesysteem:
- Verwijzingen naar documenten, zowel binnen als buiten het museum:
denk hierbij aan juridisch-administratieve stukken, zoals eigendomsbewijzen, notariële aktes en verzekeringspolissen - Documenten over de toestand van het object, zoals conditierapporten en restauratieverslagen.
- Inhoudelijke documenten, zoals publicaties over de collectie, publicaties over het verzamelonderwerp van het museum, tentoonstellingsteksten en educatief materiaal.
- Archiefstukken, zoals correspondentie met de vorige eigenaar en verwijzingen naar afbeeldingen van een object.
- Metadata: gegevens over de gegevens, zoals wanneer objecten zijn geregistreerd, gefotografeerd, de informatie is bewerkt en door wie.
Verder kan er nog secundaire informatie aan worden toegevoegd, zoals:
- adressen van personen of instellingen die verbonden zijn aan het museum,
- informatie over tentoonstellingen,
- procedures voor bruiklenen en conditie- en standplaatscontrole, en informatie daarover
- inhoudelijk belangrijke informatie over kunstenaars, gebeurtenissen of plaatsen die belangrijk zijn voor de collectie.
De manier waarop deze informatie en gegevens kan worden bewaard in een collectie informatiesysteem is afhankelijk van de vorm en inhoud. Daarnaast moet het worden afgestemd op de interne processen, werkwijzen en wensen van een organisatie. Om eenduidigheid in de wijze waarop de informatie wordt opgeslagen te waarborgen moeten afspraken worden gemaakt en (nieuwe) processen worden ingericht.
Inhoudelijke standaardisatie
Het magische woord bij de organiseren van het beheer is ‘standaardisatie’. Niet alleen van de processen, maar ook inhoudelijk. Voor iedere database geldt dat gestandaardiseerde labels en termen nodig zijn om het mogelijk te maken een database te doorzoeken. Maar ook de leesbaarheid van de informatie te vergroten. Het formaat van een object moet bijvoorbeeld altijd in dezelfde lengte-eenheid (cm, mm etc.) worden weergegeven om verwarring te voorkomen. Of een beschrijving in dezelfde wijze worden opgesteld zodat gemakkelijk te zien is welke informatie wel of niet beschikbaar is.
Gelukkig zijn er verschillende hulpmiddelen om consequent gebruik van termen in te regelen. Voor een trefwoordensysteem kan een lijst worden opgesteld door de organisatie zelf, of een thesauri of classificatiesystemen worden geraadpleegd. Een belangrijke thesaurus uit de museumwereld is de Art & Architecture Thesaurus (AAT) en een classificatiesysteem het SISO (met name voor bibliotheken).
Het systeem
Naast de inhoud van een collectie informatiesysteem, is het systeem minstens zo belangrijk. Bij het uitzoeken van een collectie informatiesysteem zijn er een aantal keuzes om te maken. Voorafgaand moet een organisatie de volgende zaken in overweging nemen:
- Minimale computerconfiguratie: kan op de computers waarmee gewerkt wordt het systeem draaien?
- Afbeeldingen, geluid en bewegend beeld: worden de gewenste soort bestanden ondersteund?
- Publiekstoegang: wil je uiteindelijk je publiek toegang bieden tot de informatie? Zo ja kan dit worden ingeregeld?
- Kosten: bepaal de kosten van de aanschaf, maar denk ook aan de structurele kosten (zoals licenties).
- Training en ondersteuning: hoe is het systeem in gebruik, en wordt er misschien een cursus aangeboden voor nieuwe gebruikers? En wat als er iets mis is of gaat? Hoe is de ondersteuning georganiseerd?
- Toekomstige ontwikkelingen: ga na hoe het staat met de ontwikkelingen en verbeteringen van het systeem, maar denk ook na over welke toekomstige stappen de organisatie mogelijk wil maken en of het systeem daar geschikt voor is.
Daarnaast zijn er een aantal eisen dat goed is om aan een collectie informatiesysteem te stellen. Deze eisen optimaliseren het gebruik en bieden een zekere controle op de kwaliteit van de gegevens.
- Audit trail of mutatielogboek
- Wachtwoorden en rollen
- Keuzelijstjes
- Thessauruscontrole gegevensinvoer en zoekacties
- Rapportgenerator
- Import en export gegevens
- Aanpasbare schermen
- Aanpasbare gegevensstructuur
Beveiliging
Last maar zeker niet least is de beveiliging. Je wilt namelijk echt niet dat je gegevens ineens zijn verdwenen, of dat er iemand ze in de war heeft geschopt. Er zijn 3 risico’s waar je jouw virtuele collectie registratie tegen moet beschermen, namelijk:
- Verlies van gegevensbestanden
Er zijn talloze manieren te bedenken waarop gegevens uit een systeem kunnen verdwijnen. Het is de onvoorspelbaarheid van techniek en gebruiker. De oplossing om er (bijna) zeker van te zijn dat niet alles verloren kan gaan zijn backups. Vertrouw niet om een enkele backup, maar stel verschillende (automatische) backups in. - Veroudering / onjuiste van informatie
Zowel technisch als inhoudelijk kan informatie verouderen, maar om dit tegen te gaan kun je processen inrichten om controles uit te voeren of nieuwe informatie simpel te kunnen toevoegen:- Verwerk informatie die vrijkomt tijdens de andere procedures, zoals (historisch) onderzoek of een tentoonstelling.
- Doe steekproeven om te controleren of de geregistreerde gegevens voldoen aan de standaarden, juist zijn ingevoerd en verwijzingen nog kloppen.
- Zorg dat duidelijk is welke informatie bekend is, ontbreekt, of waar twijfel over bestaat door bijvoorbeeld een symbool (vraagteken) toe te voegen.
- Onbevoegd gebruik
Uiteindelijk is het grootste risico voor een systeem nog altijd de gebruiker. Zorg er daarom voor dat de toegang tot een systeem beperkt is. Dit kan door het toekennen van rollen en authenticatie instellen. Daarnaast is het belangrijk dat metadata van wijzigingen worden bewaard, zodat kan worden nagegaan wanneer en door wie wijzigingen zijn aangebracht.
Meer weten over de 3 B's van digitaliseren?
Over de komende periode zullen er nog twee blogs worden gepubliceerde die ingaan op de andere 2 B's: beschikbaarheid en bruikbaarheid. De blogs zijn een tipje van de sluier van wat er allemaal komt kijken bij het digitaliseren van een collectie. Als je hier meer informatie over wilt of wel wat hulp bij kunt gebruiken, schroom dan niet om contact op te nemen.
Voor deze blog is gebruik gemaakt van:
'Informatiebeheer in musea' van Museum Consulenten
en 'Het Spoorboekje Digitalisering Erfgoedcollecties'
van Netwerk Digitaal Erfgoed
